Datenschutz

Datenschutzerklärung TTC Grün-Gelb Braunschweig e.V. für Mitglieder
(Stand 15.12.2018)
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1. Verantwortlicher

Diese Datenschutzerklärung wird durch den Tischtennisclub Grün-Gelb Braunschweig e.V., Schlosserweg 1, 38126 Braunschweig, vorstand@ttc-gruen-gelb.de, eingetragen im Vereinsregister unter der Nr. 3353, herausgegeben. Wenn nachfolgend auf „TTC“, „Verein“, „wir“ oder „uns“ Bezug genommen wird, bezieht sich dies stets auf den TTC Grün-Gelb BS.

2. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Im Folgenden informiert der TTC seine Mitglieder gem. Art. 13 und 14 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (kurz DSGVO) über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (z.B. Name, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail oder Bankverbindungsdaten). Mit der Verarbeitung bezeichnen wir Tätigkeiten wie z.B. das Erfassen, Speichern, Verwenden, Abgleichen, Verknüpfen, Einschränken oder Löschen von Mitgliedsdaten zu einem bestimmten Zweck. Dies können bspw. die Teilnahme am Sportbetrieb, die Bezahlung von Mitgliedsbeiträgen oder die Berichterstattung sein. Der jeweilige Zweck muss dabei stets auf einer Rechtsgrundlage basieren. Diese finden sich in der Durchführung des Mitgliedsvertrages, einer gesetzlichen Verpflichtung, einem überwiegenden berechtigten Vereinsinteresse oder einer Einwilligung durch das Mitglied.

2.1 Mitgliedschaft im TTC

Um an unserem Übung-/Sport- und Wettkampfbetrieb sowie unserem Vereinsleben teilnehmen zu können, müssen Sie mit dem TTC eine kostenpflichtige Mitgliedschaft abschließen. Wir erfassen über die Eintrittserklärung folgende Ihrer personenbezogenen Daten:

Vor-/Nachnamen, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Abteilung und Eintrittsdatum (kurz Kontaktdaten) sowie  die Bankverbindung, ggf. auch einen Ermäßigungsgrund und Telefonnummer. Diese Daten benötigen wir zum Zweck der Durchführung der Mitgliedschaft. Im Wesentlichen beinhaltet dies:

– Aufnahme als offizielles Mitglied in unserer Mitgliedskartei und eine Abteilung,

– Beitragseinstufung, Beitragszahlung und Mahnwesen,

– Verbandsmeldung,

– Teilnahme am Übungs-/Trainings-/Wettkampfbetrieb oder Fortbildungen,

– Gewährleistung des Versicherungsschutzes bei Sport- oder Wegeunfällen

– Versand von Einladungen und Teilnahme an Vereinsversammlungen/-veranstaltungen,

– Durchführung von Ehrungen,

– Übermittlung von Glückwünschen bei Lebensereignissen (z.B. Runde Geburtstage, Hochzeiten).

Weiter verarbeiten wir diese Daten um unserem satzungsgemäßen Zweck „Betreiben anerkannter Sportarten und Förderung der Kinder- und Jugendarbeit“ nachzukommen.

Soweit Sie uns Ihre Bankverbindung, z.B. im Rahmen einer Einzugsermächtigung, mitteilen, nutzen wir diese für den Einzug des Mitgliedsbeitrages oder auch zur Rückerstattung von verauslagten Kosten (Anschaffungen, Fahrkosten). Die Angabe Ihrer Telefon-/Handynummer ist freiwillig soweit wir eine E-Mail-Adresse von Ihnen halten. Wir pflegen zu unseren Mitgliedern und in den jeweiligen Abteilungen einen engen Kontakt und es kann für Sie zu wichtigen Informationen im Rahmen des Sportbetriebes oder Vereinslebens sowie auch zu Rückfragen, z.B. zum Mitgliedsantrag oder zur Beitragszahlungen, kommen.

Wenn Sie zur Begründung einer Familienmitgliedschaft auch andere Familienmitglieder über die Eintrittserklärung anmelden, erfassen wir ebenfalls deren o.g. Kontaktdaten.

Durch die Angabe der Abteilung ordnen wir unsere Mitglieder einer Sparte bzw. Sportart zu und informieren den jeweiligen Abteilung-/Übungsleiter durch die Übersendung einer abteilungsbezogenen Mitgliederliste über den Beitritt. Übungsleiter und Funktionsträger, die Beitrittserklärungen entgegennehmen sind zur Geheimhaltung und direkten Weitergabe an den Kassierer verpflichtet. Kontodaten oder Ermäßigungsgründe können nach Weiterleitung nur ausschließlich vom Kassierer des TTC oder dessen Vertreter verarbeitet werden. Betreffende Personen sind mit der Mitgliederverwaltung beauftragt.

Zur eindeutigen Identifizierung, um die Entwicklungen im Verein und eine gesunde Förderung der Abteilungen gewährleisten zu können, erfassen wir im Rahmen o.g. Kontaktdaten, insbesondere das Alter und Geschlecht, in fortlaufend aktualisierten Mitgliedsstatistiken. Aus diesen leiten wir z.B. die richtige Alterseingruppierung, zielgruppenspezifische Übungsinhalte, die benötigte Anzahl von Übungsleitern/Trainern, nötige Erweiterungen von Trainingszeiten oder unseren Auftrag die Integration zu fördern, ab. Name, Alter und Geschlecht unserer Mitglieder werden für die jährliche Ermittlung von Verbandsabgaben benötigt.

Wir berufen uns bei der Verarbeitung Ihrer Daten stets auf die Rechtsgrundlage Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrages zur Mitgliedschaft gem. Art. 6 Abs. 1 lit. B) DSGVO, es sei denn, es ist eine andere Rechtsgrundlage benannt.

2.2 Besonderheiten beim Wettkampf- und Punktspielbetrieb

Die Abteilungen Tischtennis und Badminton richten regelmäßig vereinsinterne Wettkämpfe aus und nehmen mit mehreren Mannschaften am Punktspielbetrieb der jeweiligen Fachverbände teil. Mitglieder vertreten den Verein ebenso bei regionalen und überregionalen Turnieren, Meisterschaften und Ranglisten.

Voraussetzung zur Teilnahme an Verbandswettkämpfen, Punktspielen und Turnieren anderer Vereine ist die Meldung des  Mitgliedes bzw. die Beantragung einer Spielerlizenz. Dazu ist der TTC verpflichtet den Vor-/ Nachnamen, Geburtsdatum und Geschlecht an den jeweiligen Fachverband zu übermitteln. Beim Punktspielbetrieb werden zudem dem Fachverband auch Adresse, E-Mail und Telefonnummer der Mannschaftsführer und Abteilungsleiter mitgeteilt. Die Daten werden vom Fachverband in Spielberechtigungs-/Meldelisten an den TTC zurückgesandt bzw. im Verbandsportal zur Verwaltung von Spielern und Wettkampfergebnissen bereitgestellt. Der Wettkampfbetrieb erfordert zudem gleichaussehende Teambekleidung. Zur Anschaffung nehmen wir Namen und die Konfektionsgrößen beteiligter Mitglieder für die Anschaffung und anschließende Verteilung auf. Soweit sich die Spieler darauf verständigen wird auch der Name auf die Bekleidung gedruckt.

Zudem muss die Einsicht der Spielerlisten satzungsgemäß gegnerischen Vereinen möglich sein. Wettkampfergebnisse und Spielernamen werden für jedermann einsehbar in Ergebnisportalen im Internet veröffentlicht. Eine Teilnahme ohne die Veröffentlichung von Ergebnissen widerspricht der Verbandssatzung und führt zum Ausschluss vom Spielbetrieb. Die Datenverarbeitung durch den TTC erfolgt insofern auf Basis der Verbandssatzungen, insbesondere der Spielordnungen im Sinne gesetzlicher Vorgaben gem. Art. 6 Abs. 1 lit. C) DSGVO.

2.3 Besonderheiten bei Sport- und Wegeunfällen

Mitglieder sind bei Sport- und Wegeunfällen (Personen- und Kfz-Schäden) innerhalb der Vereinsaktivität, z.B. während der Übung-/Trainingsstunden oder im Wettkampfbetrieb, soweit Sie offiziell den TTC vertreten, durch den Verein bzw. Sportbund versichert. Zur Übernahme von Transport- und/oder Behandlungs-/Reparaturkosten, sind das betroffene Mitglied und der TTC verpflichtet, dem Versicherer den konkreten Fall über das jeweilige Meldeformular anzuzeigen. Dabei werden vom verunfallten Mitglied Vor-/Nachname, Adresse,  Geburtsdatum, Eintrittsdatum in den TTC, Unfalldatum/-zeit/-ort, Sportart oder Kfz-Kennzeichen und Fahrzeugdaten, ggf. auch Telefonnummer und E-Mail-Adresse abgefragt. Gesundheitsbezogene Daten gibt der Betroffene selbstständig an, nachdem er das teilausgefüllte Formular durch den TTC erhalten hat. Der Versicherer holt sich über das Meldeformular Ihre oder bei Minderjährigen die Einwilligung der Eltern gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO ein, die jederzeit widerrufen werden kann. Der Betroffene übermittelt Meldeformulare, die Gesundheitsdaten enthalten, selbstständig an den Versicherer.

2.4 Besonderheiten bei TTC-Versammlungen

Der TTC führt regelmäßig Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen durch. Bei jeder Sitzung wird ein Protokoll durch den Schriftführer angefertigt. Gefasste Beschlüsse, z.B. über Genehmigungen von Anschaffungen und finanziellen Zuschüssen, Aufgabenverteilungen, Einführungen oder Änderungen von Vereinsprozessen, Wahlergebnisse werden schriftlich in einer Beschlussakte katalogisiert und dienen als unbefristetes Beweis- und Nachschlagewerk. Je nach Thema können in den Protokollen und Beschlüssen auch Vor-/Nachnamen von beteiligten Mitgliedern und Amtsträgern benannt sein. Die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung findet sich gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in der Einhaltung von Gesetzesvorgaben zum Vereinsrecht, §§27 ff. BGB. Für die Aufbewahrungsfrist der Beschlussakte bis zur Vereinsauflösung gilt ein berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Im Interesse steht die langfristige Nachvollziehbarkeit von Beschlüssen und Führungsstrategie sowie Gleichbehandlung von Abteilungen und Mitgliedern, z.B. bei der Genehmigung von Zuschüssen zu Abteilungsfeiern.

2.5 Grün-Gelbe DNA: Die Vereinschronik

Weiter führt der TTC eine Vereinschronik zur Dokumentation der historischen Entwicklung des Vereins. Die Chronik enthält Vor- und Nachname, Mitgliedschaftsjahre, Alter und Bilder vieler zum Verein zugehöriger oder ehemals zugehöriger Mitglieder, Übungsleiter und Amtsträger. Der TTC hält diese Daten bis zur Vereinsauflösung auf Grundlage eines berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, zur Veranschaulichung seiner Tradition und Kultur und um besondere Leistung und Verdienste für den Verein auf ewig zu würdigen sowie Ereignisse und Vorbilder zu zeigen. Das Vereinsinteresse, die grün-gelbe DNA bei Mitgliedern durch die Vereinsgeschichte zu fördern, überwiegt insofern dem Interesse des Betroffenen auf Anonymisierung oder Löschung seiner o.g. Daten, z.B. nach dem Vereinsaustritt. Die Vereinschronik wird in vereinsinternen Medien veröffentlicht und anderen Mitgliedern, aber auch Dritten, die unsere Homepage besuchen, zur Verfügung gestellt.

2.6 Berichterstattung, Vereinsmedien, Social Media und Veröffentlichung von Bildmaterial

Wenn Sie an TTC-Veranstaltungen, Wettkämpfen oder Punktspielen teilnehmen, kann es zur Aufnahme von Bildern und/oder Videos kommen, die im Nachgang von uns gespeichert werden. Eine Auswahl dieses Bildmaterials nutzen wir zum Zweck der Berichterstattung auf unserer Homepage, unseren Fanpages auf Facebook, Instagram oder YouTube, in internen WhatsApp-Gruppen (bitte Ziffer 4 beachten), für regionale Presseartikel in Zeitungen oder auf unseren Vereinsflyern zur Mitgliederwerbung. Bei der Berichterstattung verwenden wir hin und wieder auch die Vornamen von beteiligten Mitgliedern. Wenn wir Ihren Vornamen und Bildmaterial, auf dem Sie zu sehen sind, veröffentlichen, machen wir dies aus einem berechtigten Vereinsinteresse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Der TTC benötigt zum Selbsterhalt und für Identität, um Mitglieder und andere Sportinteressierte über sein Vereinsleben und seine Erfolge zu informieren, eine lebhafte und anschauliche Berichterstattung. Anerkennung und Finanzkraft kommen allen Mitgliedern zu Gute. Ein Widerspruch gegen diese Form der Datenverarbeitung ist jedem Mitglied jeder Zeit gem. Ziffer 5 möglich.

Wenn Sie die TTC-Fanpages auf Facebook, Instagram und YouTube besuchen, einen Beitrag zu unseren Berichten verfassen oder als Funktionsträger selbst einen Betrag einstellen, erfassen wir Ihren Profilnamen und ggf. auch andere Kontaktdaten, die Sie angeben. In seltenen Fällen nutzen wir diese zur Rückmeldung auf Ihren Beitrag hin auf Grund eines überwiegenden berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse liegt darin, Ihnen eine Plattform zu bieten, auf der aktuelle Information zum TTC veröffentlicht, abgerufen und kommentiert werden können. Bei Fragen oder Ihrem Anliegen möchten wir Sie schnell erreichen können. Die Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin2, Ireland bzw. die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA sowie die Instagram LLC, 1601 Willow Rd, Menlo Park, CA 94025, USA verarbeiten Ihre Profildaten zu eigenen Zwecken. Sie erkennen bei der Nutzung deren Datenschutzbestimmungen an, die unter https://de-de.facebook.com/about/privacy/update, https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de und https://help.instagram.com/155833707900388 einsehbar sind.

Weitere Informationen zu Nutzung unserer Homepage finden Sie in einer gesonderten Datenschutzerklärung zu unserem Webauftritt auf https://ttc-gruen-gelb.de/datenschutz/.

3. Speicherdauer von Mitgliedsdaten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

– Erfüllung steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten gem. Abgabenordnung (AO), z.B. von Eintrittserklärungen, Stundenabrechnungen oder Rechnungsbelegen. Die vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung und Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre.

– Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften, z.B. bei Unterlagen zu Sportunfällen. Diese Verjährungsfristen können nach den §§ 195ff. BGB bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

In den genannten Fällen können wir auch nach Beendigung der Mitgliedschaft Ihre Daten, für die genannte/n Dauer und Zwecke, speichern und ggf. nutzen.

Alle Daten, die wir von Ihnen auf Basis einer Einwilligung speichern, löschen wir im Anschluss an den Widerruf soweit nicht andere Zwecke der Löschung entgegenstehen.

4. Übermittlung von Mitgliedsdaten an Dritte

Die Übermittlung der Bankverbindung erfolgt zur Zahlungsabwicklung an das von uns beauftragte Kreditinstitut (Bank). Stadt- sowie Landessportbund erhalten gem. Ziffer 2.1 einmal jährlich Daten unserer Mitglieder zur Festsetzung von Verbandsabgaben. Zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb gem. Ziffer 2.2 übermitteln wir die genannten Daten an Sportfachverbände und bei Turnieranmeldungen, an ausrichtende Vereine. Zur Trikotbeflockung erhält unser Dienstleister ggf. Spielernamen und Konfektionsgrößen. Bei Sport- und Wegeunfällen gem. Ziffer 2.3 werden Mitgliedsdaten an unsere Versicherer übermittelt. Namen und Fotos gem. Ziffer 2.6 können an Zeitungen (z.B. Südnachrichten oder Braunschweiger Zeitung) oder zur Flyer Produktion an Druckereien weitergegeben werden. Unser Homepage-Dienstleister (Hoster) hat ebenfalls Zugriff als Auftragsdatenverarbeiter auf die dort abgelegten Daten.

WhatsApp: Wenn Sie im Rahmen Ihrer Abteilungs-, Mannschafts- oder Amtsträgerkommunikation gem. Ziffer 2.1 oder 2.2 WhatsApp auf Ihrem Mobiltelefon installieren und nutzten, akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von WhatsApp. Sie erlauben damit der WhatsApp Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, California 94025, auf Ihre Telefonnummer und die auf Ihrem Telefon gespeicherten Kontakte zuzugreifen. Die Daten, auch gesendetes Bildmaterial, werden auf den Servern von WhatsApp gespeichert. Darauf hat der TTC keinen Einfluss. WhatsApp unterliegt als amerikanisches Unternehmen nicht der DSGVO, allerdings ist die WhatsApp Inc. Mitglied im EU-US Privacy Shield und unterliegt ähnlichen Datenschutz-Standards. Weitere Informationen zum EU-US Privacy Shield findest du unter der URL: https://www.privacyshield.gov bzw. https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TSnwAAG&status=Active.

5. Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber dem TTC ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten. Auf Ihr Verlangen stellen wir Ihnen Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung, wenn wir diese Daten selbst automatisiert verarbeiten und dies aufgrund Ihrer Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen geschieht.

Sollten Ihre Daten auf der Rechtsgrundlage eines berechtigten Interesses oder für Direktwerbung genutzt werden, können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten unter Nennung des Grundes widersprechen.

Daneben besteht ein Beschwerderecht bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen. Eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie jederzeit kostenlos, unter Verwendung der  in Ziffer 7 genannten Kontaktdaten, widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt hiervon jedoch unberührt.

6. Anpassung dieser Datenschutzerklärung

Der TTC behält sich das Recht vor, seine Datenschutzerklärung in der Zukunft anzupassen. Die geänderten Versionen gelten ab ihrer Veröffentlichung auf der Homepage www.ttc-gruen-gelb.de/datenschutz und werden zur Transparenz mit einem neuen Stand versehen. Es ist empfehlenswert die Seite von Zeit zu Zeit zu besuchen, um sich über Änderungen zu informieren.

7. Ansprechpartner

Um die Rechte unter Ziffer 5 geltend zu machen oder für sonstige datenschutzrechtliche Fragen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzkoordinator unter folgenden Kontaktdaten:

TTC Grün-Gelb Braunschweig e.V.
Datenschutz
Heimstättenweg 14
38126 Braunschweig
datenschutz(at)ttc-gruen-gelb.de